TIETOSUOJASELOSTE 2018

REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Etelä-Pohjanmaan Näkö ry.

Osoite: Mervi Räsänen / Eteläpohjanmaan Näkö ry. Metsäkukanviiita 12 E 17

60150 Seinäjoki

Muut yhteystiedot: http://www.e-pnakory.com

Jäsenrekisterin ylläpitäjä

Nimi: Rahastonhoitaja Anu Nieminen

Osoite:

Muu yhteystieto:

Sijainen: sihteeri Marja Saarinen

REKISTERIN NIMI

Etelä-Pohjanmaan Näkö ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §


1. HENKILÖTIETO

Henkilötietoa on kaikki tieto mistä henkilö voidaan tunnistaa. Henkilötietoa ovat esimerkiksi jäsentiedot; nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, valokuva. Henkilön liittyessä yhdistyksen jäseneksi keräämme jäsenrekisteriin tarvittavat henkilötiedot sekä yhteystiedot jäsenhakemuksella. Yhdistykseen liittyminen edellyttää jäsenhakemuksen täyttämistä. Tarvittaessa yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjä voi kysyä tietoja jäseneksi liittymisen yhteydessä jäsenrekisteriä varten. Tiedot tallennetaan yhdistyksen sähköiseen jäsenrekisteriin suostumuksella ja jäsen voi halutessaan kieltäytyä niiden tallentamisesta. Alaikäisen jäsenen kohdalla pyydämme suostumusta tietojen tallentamiseksi huoltajalta, sekä tarvittaessa myös huoltajan tiedot tallennetaan. Jäsentietojen muutokset ja päivittäminen tehdään jäsenen omasta ilmoituksesta. Jäsenrekisteriin kertyy myös muita tietoja kuten, jäsenyyden alkamisen ajankohta, vuotuisen jäsenmaksun suoritusmerkintä. Paperisessa jäsenhakemuksessa olevia muita kuin henkilötietoja käytetään toiminnan kehittämiseen.

Etelä-Pohjanmaan Näkö ry. käyttää jäsentietoja lakiperusteisesti. Yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa, sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten. Kaikki jäsentiedot kerätään ainoastaan jäsenen suostumuksella ja suostumuksella niitä käytetään pääasiassa yhdistyksen laskuttamiseen, viestintään ja tiedottamiseen jäsenilleen. Yhdistyksen tapahtumiin ilmottautuneilta voidaan kerätä tapahtuman luonteesta riippuen esimerkiksi tietoja, joita ulkopuolinen matkanjärjestäjä tarvitsee. Yhdistyksen tapahtumien osallistujaluettelot hävitetään hyvän tavan mukaisesti tapahtuman jälkeen, eikä niitä arkistoida pidempään. Tietojen käsittely on niiden tallentamista, muokkaamista, säilyttämistä, poistamista ja siirtämistä. Jotta Etelä-Pohjanmaan Näkö ry. voi toimittaa jäsenilleen tarkoitettuja tiedotteita, tallentaa yhdistys jäsenen tiedot ylläpitämäänsä sähköiseen jäsenrekisteriin suoraan paperisesta jäsenhakemuksesta. Yhdistys säilyttää ja muokkaa tietoja tarvittaessa, silloin kun esimerkiksi jäsenen yhteystiedot muuttuvat. Paperiset jäsenhakemukset arkistoidaan ja säilytetään tietoturvallisesti henkilön jäsenyyden ajan. Vain hyväksyttyjen jäsenten tietoja säilytetään. Yhdistyksen luottamushenkilöt on koulutettu toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja yhdistyksen käyttämät tietotekniset ratkaisut ovat mahdollisimman turvallisia. Jäsentietoja yhdistyksessä käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus, kuten jäsenrekisterin ylläpitäjä, jonka yhdistyksen hallitus nimeää tarvittaessa erikseen, sekä hallituksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja sihteeri. Yhdistyksessämme liikunta- ja keilavastaavalla on hallituksen myöntämä oikeus jäsenten sähköpostitietoon, sillä se on tarpeellinen säännölliseen yhteydenpitoon ja tiedottamiseen liikunta- ja keilatapahtumista. Nämä yhdistyksen luottamushenkilöt tarvitsevat tietoja tehtävissään. Yhdistyksen sihteeri toimii tarvittaessa jäsenrekisterin ylläpitäjän sijaisena. Yhdistyksen hallituksen jäseniä koskee vaitiolo,- ja salassapitovelvollisuus. Etelä-Pohjanmaan Näkö ry. ei luovuta jäsentietoja yhdistyksen ulkopuolisille tahoille tai henkilöille, eikä se käsittele jäsentietoja EU/ETA alueen ulkopuolella. Jäsentietoja muokataan silloin, jos jäsen itse ilmoittaa esimerkiksi yhteystietojen muuttumisesta. Jos jäsen haluaa päivittää jäsentietojaan, on hänen otettava yhteyttä yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjään, rahastonhoitajaan, sihteeriin tai puheenjohtajaan. Yhdistyksen jäsen voi halutessaan saada omat rekisteriin merkityt jäsentietonsa ottamalla yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Etelä-Pohjanmaan Näkö ry. kotisivuilla ei käytetä evästekäytännettä, joten sivuston käyttäminen ei kerää tietoja sivuilla käyneistä henkilöistä.


2. TIETOJEN SUOJAAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN YHDISTYKSESSÄ

Etelä-Pohjanmaan Näkö ry. suhtautuu tietosuojaan vakavuudella. Tietojen käsittely tapahtuu hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti, eikä jäsentietoja lähetetä esimerkiksi suojaamattomana sähköpostitse. Tarvittaessa käytämme suojattua yhteyttä sähköpostien välittämiseen. Jäsentietoja säilytetään sähköisessä jäsenrekisterissä ja paperisia jäsenhakemuksia ja jäsentietoja säilytetään lukollisessa arkistossa, johon asiattomilta on pääsy estetty. Jäsenrekisterissämme säilytetään jäsenistä vain välttämättömin tieto. Emme säilytä jäsenrekisterissä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja. Sähköisessä jäsenrekisterissä olevia tietoja ja paperisia jäsenhakemuksia säilytetään vain tarpeellisen ajan. Jäsenyys katsotaan päättyneeksi silloin, kun vuotuista jäsenmaksua ei ole suoritettu määräaikaan mennessä. Jäsenmaksulomakkeessa on maksun eräpäivä, jonka jälkeen jäsenrekisterin ylläpitäjä tarkastaa jäsenmaksujen saapumisen kahden (2) kalenterikuukauden jälkeen eräpäivästä. Jäsenrekisterin ylläpitäjä tuo tiedon hallituksen seuraavaan kokoukseen, jonka jälkeen hallitus tekee poistopyynnön rekisterin ylläpitäjälle, joka tekee poistot jäsenrekisteriin ja paperiarkistoon. Kun jäsenen jäsenyys yhdistyksessä päättyy tai jäsen haluaa lopettaa jäsenyytensä yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjä poistaa jäsenen tiedot rekisteristä ja samalla paperinen jäsenhakemus hävitetään asianmukaisella tavalla.


3. JÄSENEN OIKEUDET

Jäsenellä on oikeus hallita suostumustaan. Halutessaan jäsen voi ottaa yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään suostumukseen liittyvissä asioissa, joko kirjallisesti tai sähköpostitse. Jäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja yhdistyksellä on jäsenestä ja pyytää ne kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterin ylläpitäjältä, joka tarvittaessa korjaa virheelliset tiedot. Rekisterin ylläpitäjä on velvollinen korjaamaan jäsenen virheelliset tiedot välittömästi pyynnön tultua. Jos jäsen haluaa lopettaa jäsenyytensä, on hänellä oikeus pyytää tietojensa poistamista jäsenrekisteristä. Jäsenellä on oikeus asetuksen mukaiseen tietojen rajoittamiseen, vastustamiseen ja siirtoon. Jäsenellä on oikeus pyytää tietojensa poistamista jäsenrekisteristä jäsenyyden loputtua. Tietosuojaan liittyvissä asioissa yhteydenotot, joko jäsenrekisterin ylläpitäjään tai yhdistyksen puheenjohtajaan, sihteeriin tai rahastonhoitajaan.